Çoğu durumda ERP sistemleri, sundukları kapsamdan daha kapsamlıdır. Başka bir deyişle, ERP çözümlerinin finans / muhasebe, satış yönetimi, envanter yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, iş zekası yetenekleri ve diğer iş temelleri gibi işlevleri kapsadığını göreceksiniz. Başka bir deyişle, her işlevin yazılıma yerleşik yeterli sayıda özelliği vardır.
Bu yazıda dikkatinizi, işlevsel kategoriler ve yeni teknolojilerin dahil edilmesiyle ERP sistemlerinin daha az belirgin olan üç yönüne odaklıyoruz. Bunlar; yazılımın nicellik anlamda ifade edilmesi zor yönler veya “soft faktörlerdir”. Ancak yine de bir ERP sisteminin uzun vadeli başarısı için büyük önem taşırlar.
- Kullanıcı Deneyimi (UX)
Çalışanların ERP yazılımını kullanma konusundaki düşünceleri, öznel bir izlenim olsa da, önemlidir. Herhangi bir ERP çözümünün kullanıcı dostu olması, fonksiyonların ve özelliklerin şirketinizin iş gereksinimleriyle ne kadar uyumlu olduğuyla orantılıdır. Bunun nedeni, en kapsamlı, özellik açısından en zengin yazılım bile, eğer kullanıcılar bunu kafa karıştırıcı bulursa ya da nasıl kullanılacağını öğrenmeleri uzun zaman alırsa ya da bazıları reddederse, kötü bir yatırım olarak ortaya çıkacaktır.
Öyleyse, UX kadar öznel bir şeyi nasıl yargılarsınız? Cevap, sadece bir veya iki kişiyle değil, uygun şekilde seçilmiş bir ekibe sahip olmaktır. Bu ekibe, yeni ERP sistemi kullanacak olan her bölüm veya paydaş grubundan çalışanlardahil edilmelidir.
Belirli bir UX size veya bilgi teknolojisi (BT) yöneticisine veya kuruluşunuzdaki başka birine sezgisel ve kullanıcı dostu görünebilir, ancak muhasebe, envanter veya satış vb. Departmanındaki kişi bunu denediğinde, ideal olmaktan uzak olduğunu görebilir.
Günümüzde insanlar, kişisel yaşamlarında işleri kolaylaştıran tüketici uygulamalarını ve web sitelerini kullanmaya alışkındır. Çoğu insan işyerine benzer beklentiler getirecektir, bu nedenle önemli bir öğrenme eğrisine sahip bir yazılımla karşılaşırlarsa sabırları tükenebilir. Çoğu kullanıcının yeni yazılımı nasıl yapılandıracaklarını veya kuracaklarını anlamalarına gerek olmayacağını unutmayın – sadece hızlı ve kolay bir şekilde yerine getirmeleri gereken görevleri yerine getirebilmek isteyeceklerdir. Açtıkları ekranın ihtiyaç duydukları ekran olmaması durumunda, hızlı bir kaydırma veya tıklamanın onları tam olarak aradıkları şeye götürmesini beklerler.
ERP yazılım satıcıları, geliştirme süresine ve çabasına tüketici düzeyinde kullanıcı deneyimi sağlamaya odaklanıyor. Şirketlerin hem işlevsel ihtiyaçlarını karşılayan hem de UX testini geçen bir ERP sistemi bulabilmesi gerekiyor.
- Ölçeklenebilirlik (Scalability)
Çoğu işletme büyümeyi umut ediyor ve ERP yazılımlarının bu büyümeyi karşılamasını bekliyor. ERP çözümlerinin, büyük bir yükseltme gerekmeden önce en az 2 ila 3 yıllık bir çalışma ömrüne sahip olması beklenmektedir. Bu zaman diliminde çok şey olabilir.
Çoğu modern ERP çözümü ölçeklenebilirlik sunar. Ölçeklenebilirlik; bir çözümün artan miktarda işi idare etme veya daha fazla kullanıcı ve talebi karşılayacak şekilde genişletilme yeteneği olarak tanımlanır.
Çoğu durumda ölçeklenebilirlik, ek maliyetlerle birlikte gelir. ERP satıcınızdan 50 ek kullanıcı lisansı istediğinizde, bazı ek ücretlerin olacağını varsaymak mantıklıdır. Yeni bir ERP çözümü satın almak için pazarlık yaparken, ölçeklenebilirlik hakkında soru sormak akıllıca olacaktır. Ek lisans maliyeti de dahil olmak üzere, büyümenin nasıl ele alınacağını sorun. Bazı durumlarda, ek donanıma da ihtiyaç duyulabilir. Seçilen ERP yazılımı buluta dayanıyorsa donanım daha az dikkate alınır ancak bulut ERP sistemleri bile müşterinin yeterli bant genişliğine sahip güvenilir ve hızlı internet bağlantısına sahip olmasına bağlıdır. Bu, daha küçük bir işletme için bir sorun gibi görünmeyebilir ancak birkaç yüz veya daha fazla kullanıcısı olan bir şirket için bazı yükseltmeler gerektirebilir.
Planlarınız kesin bir büyüme öngörmese bile, satıcıya çeşitli “eğer” senaryoları hakkında soru sormak yine de akıllıca olacaktır. Rekabet eden ERP sistemlerinden seçim söz konusu olduğunda bazen ölçeklenebilirlik sorunu belirleyici bir faktör olabilir
- Satıcı Desteği (Vendor Support)
Bu aslında yazılımın kendisinden ziyade yazılımın arkasındaki insanların bir özelliği olsa da, gözden kaçırılmaması çok önemlidir. Aynı zamanda UX gibi öznel bir algıyla, ölçeklenebilirlik gibi sayısal değerlerle desteklenebilen bir şey arasındaki ortak zemini de destekler. Örneğin, satıcının bir hizmet sorununu çözmesi için geçen ortalama süre, ölçülebilir bir ölçüdür ve dolayısıyla satıcının yanıt verme düzeyinin bir göstergesidir. Ancak, bir satıcının duyarlı ve destekleyici olup olmadığına dair genel algı ölçülebilecek bir şey olmasa da, yine de bir kullanıcı grubunun memnuniyet seviyesi için önemli olabilir.
ERP çözümünün arkasında duran ve satış sonrasında kuruluşunuzla ilişkiyi beslemeye istekli bir satıcıyla çalışmak; yeni ERP sisteminizin beklentileri karşılayıp karşılamadığının ve iyi bir yatırım geri dönüş oranı sağlayıp sağlamadığının hayati bir yönü olabilir.
Satıcı desteğinin kalitesi muhtemelen 5 ila 10 yıl öncesine göre daha önemlidir. Bunun nedeni bulut tabanlı dağıtımların çok yaygın hale gelmesidir. Çoğu ERP yazılımı şirket içinde olduğunda, kullanıcı desteğinin ön cephesi genellikle şirket içi BT personeli veya genellikle yerinde çalışan danışmanlar tarafından sağlanıyordu. Bulut çağında ise destek çoğunlukla yardım ekranları, çevrimiçi sohbet uygulamaları ve telefon aracılığıyla sağlanır. Çoğu durumda, seçim ekibinizin yazılım değerlendirme ve demo sırasında etkileşime girme olasılığı yüksek olan satış mühendisleri dışındaki satıcı personelini de içerir.
Öyleyse, belirli bir ERP sistemini satın almaya karar vermeden önce seçim ekibiniz satıcı desteğinin kalitesini nasıl değerlendirebilir? En iyi yol, sizin gibi, bu satıcı desteğini ilk elden deneyimlemiş olan diğer müşterilerle konuşmaktır.
Kısa listenizdeki ERP çözümlerinin tedarikçilerinden size müşteri referanslarının bir listesini vermelerini isteyin. Mümkünse, bu referanslar sektör, büyüklük veya tercihen her ikisi açısından sizinkine benzer şirketleri içermelidir. En önemlisi, bu insanlarla iletişime geçin ve onlardan olabildiğince çok ilgili bilgi alın. Bu, “hizmet iyi” gibi belirsiz ve genel bir yoruma razı olmamak anlamına gelir.
Bu yazı
https://www3.technologyevaluation.com/research/article/3-often-overlooked-aspects-of-erp-software.html
sayfasını Türkçeleştirme çabasıdır.