e-Arşiv
- Softeconomics
e-Arşiv
e-Arşiv, kestiğiniz tüm faturaları e-Fatura mükellefi olmayan işletmelere ve son kullanıcılara, dijital ortamda kolay, hızlı, güvenilir ve kağıt masrafı yapmadan gönderme sistemidir. Kestiğiniz faturaların elektronik ortamda depolanmasını, ibraz edilmesini ve raporlanmasını e-Arşiv uygulaması ile sağlayabilirsiniz.
e-Arşiv Mükellefi Misiniz?
Tebliğ’e göre; • e-Fatura kullanan tüm mükellefler • Aracı hizmet sağlayıcıları • İnternet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler e-Arşiv Fatura Uygulaması’na 01.01.2020 tarihi itibariyle zorunlu geçiş yapacaklar. Bunun yanı sıra, e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmemiş mükellefler tarafından 1 gün içerisinde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen faturaların vergiler dahil toplam tutarı 30.000 TL’ yi aştığı durumlarda ve aynı vergi mükellefine aynı gün içerisinde toplam 5000TL ve üzeri fatura kesildiğinde GİB tarafından ücretsiz olarak sunulan e-Arşiv Portalı üzerinden bu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekiyor.
e-Arşiv Avantajları Nelerdir?
• e-Arşiv ile faturalarınızı e-Fatura mükellefi olmayan firmalara ve son kullanıcıya kesebilirsiniz.
• e-Arşiv ile şablon şeklinde hazırlama yapabilir, böylelikle şirketinizin kampanyalarını faturanıza tasarım olarak aktararak, reklam maliyetlerini düşürebilirsiniz.
• e-Arşiv ile muhasebe süreçlerinizi hızlandırıp, fatura işlemlerindeki hata oranlarını düşürebilirsiniz.
• e-Fatura ve e-Arşiv sayesinde kurumların, kurumlar arası ve son tüketiciye fatura süreçlerini, yasal çerçevede hızlı, kolay ve güvenilir bir şekilde yapabileceksiniz.
• e-Arşiv uygulaması ile beraber, faturalarınızın depolanması, ibraz ve rapor gibi birçok avantaja sahip olabilirsiniz. Böylelikle zaman ve mekândan tasarruf etmiş olacaksınız.
• Elektronik ortamda faturalarınıza erişim sağlayabileceksiniz.
• Nüshasını elektronik olarak tek tık ile mail atabileceksiniz.
e-Arşiv Özellikleri
• e-Arşiv ile e-Fatura sistemine geçmeyen şirket ve kişilere fatura kesebilme imkanı sağlamaktadır.
• e-Arşiv sayesinde faturalarınız minimum 10 yıl boyunca güvenli bir şekilde arşivlenir.
• İsterseniz evden, isterseniz işten e-Fatura uygulamalarına erişim sağlayabilir zaman ve mekân kısıtlaması yaşamazsınız.
• Fatura formatlarını kendiniz tasarlayabilir, böylelikle duyuru ve reklamlarınızı faturanız üzerinden yaparak, müşterilerinize reklam yapabilirsiniz.
• e-Arşiv ile mevcut ERP yazılımlarınıza entegre olabilirsiniz.
• e-Arşiv sayesinde, bakım ve güvenlik gibi önemli güncellemeler ile uğraşmadan sürekli güncel ve sürekli hızlı işlem yapabilirsiniz.
Kimler Kullanabilir? Kimler İçin Kullanımı Zorunludur?
• e-Fatura ve e-Arşiv fatura ayrımında, alıcı firma e-Fatura mükellefi ise e-Fatura, değil ise e-Arşiv fatura kesilmesi gerekir.
• e-Fatura geçişi tamamlandıktan sonra 7 gün süre ile kağıt fatura kesmeye devam edilebilir.
• e-Arşiv geçişi tamamlandıktan sonra, artık kağıt fatura düzenlenmeyecektir.
• e-Fatura zorunluluk kapsamındaki mükellefler, e-Defter’e geçmek zorundadırlar.
• e-Arşiv mükellefi olduysanız, e-Fatura mükellefi olmayan bir müşterinize, e-Arşiv fatura göndermelisiniz. e-Arşiv kullanmıyorsanız, kağıt fatura düzenlemeniz gerekir.
Ne Zaman Raporlanır?
• 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren günlük olarak kesilen e-Arşiv faturaları en geç izleyen günün sonuna kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) raporlanmalıdır. Geçmiş tarihli fatura kesilmesi ya da Fatura İptal edilmesi durumunda ilgili faturalar faturanın kesildiği/sisteme gönderildiği güne ait iletilecek rapor içerisinde yer alacaktır.
Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?
Mükellefler e-Arşiv faturalarını, kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine entegre ederek, GİB Portalı aracılığıyla veya özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla yapmaktadırlar. Softeconomics in de aralarında yer aldığı özel entegratöre başvuranların, ayrıca GİB’e başvurması gerekmez. e-Arşiv faturalar, Özel Entegratör yöntemi ile oluşturulduğunda, özel entegratörlük tarafından mali mühür ile imzalanır. Fatura keserken, mali mührün bilgisayara takılı olması gerekmez. e-Fatura ve e-Arşiv numaralandırma, entegratör tarafından yapılmaktadır. Firma, fatura numarasını kendi muhasebe programında oluşturursa veya el ile fatura numarası veriyorsa, fatura serisinin devamı ve takibi firmaya ait olacaktır.
Maliyeti Nedir?
Bilindiği üzere, internet üzerinden yaptığı cirosunda 5 milyon TL’nin üzerinde ciro yapanlara, e-Arşiv faturaya geçme zorunlu hale getirildi. e-Arşiv fatura kullanımının zorunlu hale gelmesiyle birlikte, son tüketicilerin hayatlarına daha fazla e-Arşiv faturası girmeye başladı. Sunduğu maliyet tasarrufu ve çevreye olan katkısı gibi birçok avantajlardan dolayı birçok şirket, “e-Arşiv” faturaya gönüllü olarak geçiş yapmaya devam etmektedirler. Firmalar, oluşturdukları e-Arşiv sayısına göre, özel entegratörlere bir hizmet bedeli ödemektedirler. Bu konuda özel entegratörlerden fiyat bilgisi alarak, kararlarını vermektedirler.
e-Arşiv Gönderme – Alma
• e-Arşiv faturaları, alıcısının mail adresine iletilmektedir. e-Arşiv faturalarda mevzuat gereği, fatura görüntüsünde firma yetkilisi ıslak imza görselinin bulunması zorunludur. Firma logosu istenirse, e-Fatura görseline de eklenebilir.
• Eğer, müşterinin gönderdiği e-Arşiv görüntülenmiyorsa, fatura görsel şablonu bozuk demektir. Görüntülenemeyen e-Arşiv uygulamasına gelen faturalar içinden indirilecek fatura UBL’ni, GİB e-Fatura görüntüleyicide XSLT’nin hatalı olduğu görülebilir ve bu konu müşteriye iletilebilir.
• e-Arşiv tekrar gönderim işlemlerinde, fatura ID aynı, zarf -fatura UUID bilgileri farklı ve yeni olmalıdır. Aynı fatura, farklı fatura UUID ve zarfta fatura numarasını kullanıcı üretiliyorsa, aynı fatura numarasıyla, fatura numarasını entegratör üretiyorsa (numara alanı boş bırakılarak) aynı müşteri fatura numarası ile tekrar gönderilir. Nitekim, e-Arşiv faturası iptal edildiğinde, SMTP ayarları tamamlanmış ve mail gönderimleri aktif olduğunda, alıcıya otomatik olarak iptal bilgisi gönderilmektedir.
• TC kimlik numarası bilinmeyen müşteriye, TCKN alanına 11 adet 1 yazarak, e-Arşiv düzenlenebilmektedir. Gün içinde yanıtlanmayan e-Arşiv iptal edilmek istenirse, bu faturaya ilişkin iade faturası düzenlenecektir
Arşivleme ve İbraz Nasıl Yapılıyor ?
• e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, kağıt olarak saklanmak zorunda değildir. e-Arşiv kesme izni alan mükellefler, oluşturdukları e-Arşiv faturaları ve yanıtlarını birbirleriyle ilişkili şekilde, mevzuatta öngörülmüş süreler dahilinde muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmekle yükümlü olacaktır. Özel entegratörler, e-Arşiv faturaları 10 yıl süre ile saklamaktadırlar. Entegretör değişikliği durumda ise, eski entegretördeki faturaların ubl dosyaları alınıp, firma bünyesinde saklanması gerekmektedir.
e-Arşiv Faturası Nedir? Nasıl Kullanılır?
e-Arşiv faturası özellikle son yıllarda sıkça duyduğumuz bir kavram haline gelmiş durumda. Bunun en büyük sebebi faturalama süreçlerinin genellikle dijital ortama taşınması oldu. e-Arşiv, hazırlanmış faturaların alıcının ve göndericinin arasında güvenli bir şekilde ulaşması için geliştirilmiş bir sistemdir. e-Arşiv, gelir idaresi tarafından ortaya konulan kurallar çerçevesinde kalarak faturaların elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi, faturaların elektronik ortam üzerinden saklanması, ibraz ve raporlamaya ilişkin verileri kapsayan uygulamanın genel adıdır. E-Arşiv faturası, faturaların elektronik ortamda bu uygulama üzerinden işlenerek karşı tarafa iletilmesidir. Belgenin ikinci kopyası, rapor ve ibrazına ilişkin veriler bu kısımda da muhafaza edilir. Yani, e-arşiv faturası bir bakıma elektronik fatura türü olarak karşımıza çıkar. Bir diğer anlamda e-Arşiv sistemi, e-fatura sistemini tamamlayıcı konumdadır. E-arşiv 2016 yılında uygulamaya konulan e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu birçok şirketin geçiş sürecinde yer almaktadır. “Kimler e-arşiv faturası kullanmalıdır?” sorusunun cevabına gelecek olursak; sadece e-Faturaya kayıtlı mükellefler faydalanabilmektedir. Bu sistemi kullanan mükellefler e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve vergi mükellefi olmayan herkese elektronik ortamda fatura oluşturup gönderebilir. Peki e-Arşiv uygulaması nasıl kullanılır? e-Arşiv bilgi işlem sisteminin entegrasyon yöntemlerden biri. Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler. Bir diğer yöntem ise Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-Arşiv uygulamasından faydalanmasını sağlayan özel entegrasyon yöntemidir. İzinli mükelleflerden biri olan e-Arşiv uygulaması, e-fatura kapsamındaki ve kapsam dışındaki firmalar ile nihai tüketicilere e-Fatura düzenlenmesini, ikinci nüshasının elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini sağlıyor. Uyumsoft e-arşiv uygulaması verilere hızlı ve kolay bir şekilde istenildiği an ulaşılabilmesini, geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşmasın sağlarken, gelen/giden fatura kaybının önlenmesini mümkün kılar. Aynı zamanda e-Arşiv uygulaması, firmanızın süreçlerine ve kullandığınız ERP çözümüne kolay ve hızlı entegre olur.
