Bu metnin amacı, ERP ile henüz tanışmamış, uygulama aşamasında veya değiştirmek isteyen tüm kuruluşlar için, iş gereksinimleri ile ulaşılması planlanan gerçek kullanıcı ihtiyaçları arasındaki açıklığın; neden ve ne zaman soruları ile kapatılmasına refakat etmektir. Bu anlamıyla yazıya nesne teşkil eden BRD; proje döngüsü boyunca, gerek doğrulama, gerekse geçerli kılma adımlarına rehberlik etmek ve bir iletişim aracı olma görevlerini yüklenmiştir.
BRD Nedir?
BRD (İş Gereksinimleri Dokümanı), kurumsal analiz çalışmalarında; iş, insan, sistem, kaynak, çıktı ve performans boyutlarında projeyi detaylandıran, projenin başlama amacı ile, hangi çözümleri sağlayacağını, çözümlerin özelliklerini, sınırlamalarını ve gerçekleştirilme sürelerini içeren bir dokümandır. Bu dokümanın mottosu nasıl’dan ziyade neyi elde etmeyi planladığımızdır. Bu sebeple dokümanda teknik gereksinimler yer almaz.
BRD Yazım Notları
Her ERP projesi; müşterisine, temsil ettiği fırsatlara ve gereksinmlerine bağlı olarak benzersiz bir yapı arzeder. Buna rağmen, her ERP projesinde kullanılacak BRD, içeriği ayrı tutulmak kaydıyla konstrüktif anlamda geneldir. BRD yazımında, iş analisti ve/ya da proje yöneticisi, beklentilerle proje kapsamını kalibre etmek amacıyla mutlaka; faaliyetler toplamı olarak süreçleri konsolide etmek, çözülmesi gereken sorunların altını çizmek ve katlanılan maliyetle elde edilen sonuçların ne derecede anlamlı olduğunu belirlemek zorundadır. Bunun dışında BRD yazımında; proje paydaşlarının beklentileri, bir anlam kayması yaratmamak amacıyla kırılmalı ve her şeyin yalnızca bir şey olması sağlanmalıdır. Ayrıca proje ana sayfasında; projeye ilişkin inisiyatif tutan tüm tarafların, veya taşıdıkları irade bağlamında belirlenmiş tüm unsurların yer alması sağlanmalıdır. Proje bütçesinde, beklenti tesis eden tüm tarafların belirgin şekilde ifade edilmesi stratejik bir önem arz eder.
Sonuç olarak
Bir İş Gereksinimleri Belgesi, paydaşların tatmin olması ve ihtiyaçlarının karşılanması için kontrollü bir geçiş yapmayı ve proje stratejisinin uygulanmasına olanak tanır. Doküman, projenin yaşamsal döngüsüne istinaden tarihsel tanıklığın yanı sıra, revizyonların ele alınması noktasında da uygulamaya rehberlik eder. Doküman aynı zamanda gereksinimlere ilişkin referansların ne derece nesnel ve kalıcı olduğunun da göstergesidir.